13 Oct Eventos híbridos, ¿debemos seguir apostando por ellos?

Decía Aristóteles que “la virtud es una disposición voluntaria adquirida, que consiste en un término medio entre dos extremos: uno el exceso y el otro el defecto”. ¿Acaso no podemos exportar este principio moral a la actualidad? Pues en nuestro día a día siempre encontramos tres elementos básicos: el menos, el más y lo igual; siendo este último un punto intermedio entre el defecto y el exceso, entre lo menos y lo más.

Y si todavía sigues leyendo después de este tufo filosófico que te acabas de tragar, no vamos mal.

Venimos a hablar de los eventos híbridos, una especie de término medio entre lo presencial y lo virtual. Una especie del color gris que encontramos entre el blanco y el negro.

Pero si aún no sabes de qué va la vaina, ¡no te quedes con la duda y sigue leyendo!

Un antes y un después en la organización de eventos

La llegada de la inesperada e inquietante pandemia supuso un cambio radical de la rutina, salir de nuestra zona de confort. Cambiamos las tardes de paseo y terraceo con amigos por veladas de sofá y peli. Dejamos de acudir a nuestras clases de entrenamiento favorito para empezar a practicar deporte desde nuestra habitación. Colgamos el traje de oficina y lo sustituimos por un uniforme a base de pantalón de pijama y camisa durante las reuniones de trabajo a través de Zoom… ¿Y los eventos? Estos también se vieron condicionados por la nueva situación sanitaria del momento. Los eventos presenciales a los que estábamos acostumbrados pasaron a transformarse en eventos 100 % online. Ferias, congresos, presentaciones de marca, clases, etc. ¡Todo pasó a la pantalla! Es cierto que esto nos permitió celebrar encuentros masivos que, sin el ámbito online, hubiera sido necesario cancelar. Pero, abrimos debate: ¿ganamos algo más con esta modalidad de eventos? ¿Ha desterrado y ha hecho olvidar la esencia de los encuentros presenciales? O quizás, ¿los eventos híbridos son la solución? ¿Son el punto intermedio entre ambos extremos?

Una pantalla que abre puertas (y fronteras)

No cabe duda que la digitalización fue como un tronco al que poder amarrarse en medio de una enfurecida marea, que permitió reunirnos en la distancia y celebrar eventos con total éxito y garantías, congregando a gentes de cualquier parte del mundo, evadiendo barreras geográficas.

Además de la inexistencia de fronteras, los eventos en línea hicieron y han hecho posible ampliar la cantidad de asistentes que, en ocasiones, supera con creces al número de presentes en los eventos presenciales. No obstante, para que ello se vea representado en el éxito de cualquier evento y beneficio de su organizador, hay que saber jugar bien las cartas.

Los eventos en línea, como los presenciales, también ofrecen la posibilidad de invitar a la acción: ganar seguidores, impresiones y leads. Quizás este público no compre de forma inmediata, pero el entorno online nos ofrece información de gran poder, como su correo y otros datos personales, con los que seguir ofreciéndole contenido de valor y captar su atención.

¡Caution! Es un arma de doble filo

Ni todo es blanco o negro, ni todo es de color rosa y este método también tiene su lado oscuro. Y es que los asistentes a un encuentro en línea pueden aburrirse, distraerse, desconectar, y no hay nada que se pueda hacer.

Por el contrario, la presencialidad de los eventos nos brinda la posibilidad de retener la atención del oyente – sin olvidar sacar todas nuestras dotes de seducción con la oratoria –. A no ser que el asistente este en desacuerdo con el orador, se aburra o el evento no cumpla con sus expectativas, será difícil que abandone un evento presencial – y menos si ha pagado previamente por asistir –.

Al mismo tiempo, si hablamos de acciones como el networking, la socialización y el contacto estrecho con las personas que asisten a un evento, los eventos presenciales ganan por goleada. Además, ahora que la pandemia deja ver la luz al final del túnel y nos adaptamos a la nueva normalidad, reflotan nuestras ansias del face to face. Ir a un evento ¡es una experiencia completamente emocionante!

Sin embargo, al inicio de este post decíamos que en el equilibrio encontrábamos la virtud. Entonces…

 ¿La combinación de ambos modelos de evento es sinónimo de éxito?

Sin duda alguna. No solo para la empresa organizadora, sino también para la experiencia de los asistentes, resulta conveniente celebrar eventos híbridos que combinen y complementen el entorno online con la organización presencial. En definitiva, unir fuerzas y beneficios de ambos métodos para lograr el éxito de nuestro evento.

Consiste en seguir apostando por el networking cara a cara que ofrecen los eventos presenciales, aportando confianza y calidad humana. Ofrecer ese plus de poder tocar y ver de cerca las características de un producto. Algo que, pese a las nuevas tecnologías y sus avances, se traduce en ocasiones en un mayor interés por parte del cliente o, directamente, en un aumento de las ventas.

No obstante, la organización de eventos en línea no se queda atrás. Sin pensarlo dos veces, el principal beneficio de los eventos en línea son las métricas. Si hay algo que esperamos cuando organizamos un evento es conocer si este ha funcionado, si los esfuerzos realizados han tenido su fruto. Y esta información solo la ofrece un evento online que nos facilita estadísticas de medición para analizar el éxito del mismo.

Además de eliminar las barreras de tiempo y espacio, los eventos online también reducen los costes de producción y, por consiguiente, generan un importante ahorro: desaparecen los gastos de materiales, de personal, de transporte, etc. ¿Acaso esto no se traduce en sostenibilidad? Pues se hace un uso más responsable de los recursos y se generan menos residuos innecesarios, cuidando no solo del medio ambiente, sino de nosotros mismos.

En resumen, puestos a elegir: ¿por qué no optar por la combinación de ambas aristas, de apostar por los eventos híbridos?; una apuesta segura para intensificar el alcance y la creación de experiencias en la audiencia.

Eso sí, recuerda que en todo entorno existen factores externos que pueden restar calidad a nuestro evento y poner en riesgo la fidelidad de nuestro público. Así, en el entorno online, si el set está mal iluminado, si el audio no es bueno, la conexión es inestable y te quedas congelado, si no manejas la plataforma, la presentación no es legible, el fracaso está asegurado y, probablemente, los usuarios no vuelvan a tu evento. Del mismo modo, en un encuentro presencial, si las condiciones meteorológicas no son las adecuadas, hay fallos de sonido y/o iluminación o tu presencia sobre el escenario deja que desear, puede que tu backup plan sea el evento híbrido. Pues, lo dicho, en el equilibrio está la virtud.

¡Hasta pronto, madafacas!